Sanal Ofis Nedir ?

Sanal ofis , e-Ticaret girişimlerinin artmasıyla ortaya çıkan, freelancer olarak çalışan her türlü girişimcinin faaliyetlerini daha resmi ve daha prestijli hâle getirmek için tasarlanan bir kavramdır. Sanal ofis kullanan ticaret ve serbest meslek erbapları, günümüzde işyeri adresi olarak Ticaret Odası ve Vergi Dairesi gibi resmi kurumlara işyeri adresi olarak sanal ofislerini bildirebilmektedir. Önce dünyada ve son günlerde ülkemizde popülaritesi bir hayli yükselmiştir. Sanal ofis hizmeti şu an bir sektör niteliğinde değerlendirebilecek kadar geniş çapta hizmet arz etmektedir.
Öyle ki; günümüzde sanal ofis kullanımı fiziki bir ofise göre çok daha avantajlı ve prestijli bir konumdadır. Sanal ofisin sizlere sunduğu hizmetleri, kendi fiziki ofisiniz için tasarlamayı denediğiniz zaman bu işi oldukça yüksek maliyetlerle sonlandırmanız olası bir durumdur.

Sanal ofis size şu hizmetleri sağlar;

Bir sekreteriniz vardır. Ofis telefonunuzu arayan müşterileriniz telesekreter aracılğıyla dahili numaralar üzerinden size veya sizin departmanlarınıza erişim sağlayabilir.
Aynı şekilde, adınıza gelen kargolarınızı sekreteriniz sizin için teslim alır ve daha sonra sizin gerçek adresinize gönderim sağlar.
Şirkete göre değişkenlik gösterebilecek şekilde, çoğu şirkette ayda 2 saat toplantı odasını kullanma hakkınız vardır. Yine aynı plaza içerisinde resepsiyon, yiyecek içecek hizmetleri, etkinlikler gibi oluşumlara katılabilirsiniz ve aylık saatinizi aşmanız hâlinde indirimli ücretlerle yeniden bir toplantı organize edebilirsiniz.
Kira, elektrik, su, ısınma, aidat gibi standart ofis yükleriniz bulunmaz.
Sekreter; uygun olmamanız hâlinde size gelen aramaları not alır ve e-posta yoluyla tarafınıza iletir.
Sanal ofis uygulaması Dernekler Odası tarafından kabul görmüş bir uygulamadır ve şahıs-sermaye şirketleri açılışları için de bir sakınca bulunmamaktadır.
Aynı fiziki işyerinde olduğu gibi, herhangi bir adres değişikliği durumunda yine vergi dairesi, oda bildirimleri gibi konular gerekli merciilere bildirilmek zorundadır. Ayrıyeten, sanal ofis kiralamış olduğunuz şirket hangi vergi dairesine bağlıysa otomatikman siz de o vergi dairesine bağlı oluyorsunuz.
Kartvizit, fatura bilgisi gibi detaylarda sanal ofisinizin adresini iş adresi olarak kullanmanız mümkündür.
Bir kaç kişi ortak bir şekilde sanal ofinizi gerçek ofis olarak kullanıp, çalışabilirsiniz. Aynı şekilde çoğu hizmet sağlayıcı firma ortak alanların kullanımını serbest kılmıştır.
Home ofis çalışmaya karşı bir diğer avantajı ise, ilerleyen dönemlerde home ofis çalışma sistemini bırakıp bir işyeri kiralamak istediğiniz taktirde aynı adres ve aynı plazada bulunan bir ofis kiralamanız mümkündür.
Şu anda sanal ofisler 170,00 TL’den başlayan fiyatlarla kiralanabiliyor. Ek olarak; toplantı salonu kullanımı gibi ekstra faaliyetler gösterilecekse bu fiyat katlanarak artabiliyor.
Ayrıca, home ofis çalışabilmek için  binadaki tüm komşularınızdan izin almanız gerekmekte. Bir komşunuzun şikayet etmesi ve rıza göstermemesi hâlinde maalesef evinizi ofis olarak kullanamıyorsunuz.
Bir çok şirket, 1 ay önceden haber vermeniz hâlinde kira kontratını erken sonlandırma şansını size sunuyor.
Sanal ofis olarak kiraladığınız bir ofisi, saatlik veya günlük ücretler karşılığında fiziken kullanmanız da mümkün.
Sanal ofise benzer bir şekilde, ortak ofis kullanım imkanı olarak paylaşımlı ofis ve araç gereçlerin hazır bulunduğu, bilgisayarınızla gidip çalışabildiğiniz hazır ofis adında çalışma alanları da mevcuttur. Genelde hizmet sağlayan firmalar bu üç durumu size sunar, karar vermeniz hâlinde kira ödeyerek kullanıma başlayabilirsiniz.

Sanal Ofis Yasal Mı ?

Meslek kanunları gereğince, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler, ofis ve işyerlerini başka bir şirketle ortak kullanamazlar. Bunun dışında, sanal ofislerin bir sakıncasının olmadığı söylentisi mevcut. Bu hizmeti sağlayan şirketler, genelde sıkıntı çıkmayacağı konusunda size pazarlamacı bir tavırla yaklaşsalar da, konuyla ilgili kanun, özelge, genelge, karar gibi resmi bir dayanak bulunmamakta. Daha önce sanal ofis kiralayarak çalışan kişilerin sorun yaşamadığı belirtiliyor. Yoklama memuru geldiği zaman orada olup yoklama esnasında gerekli talimatları izlerseniz sıkıntı olmayacağını söylüyorlar.
Ancak yukarıda belirtildiği üzere; kesin bir dille “yasaldır” ya da “yasal değildir” demek mümkün değil.
Karantina günlerinde Finans – Ekonomi ve Borsa alanında izlenmesi gereken 5 film !
Anahtar Kelimeler : Sanal ofis, hazır ofis, paylaşımlı ofis, sanal ofisin yasallığı, sanal ofis kiralamak