Finans Mühendisi Finans – Ek İş Veren Firmalar – Para – Kredi
Personel Özlük Dosyası Nedir ? Nasıl Tutulur ? Tutulması Zorunlu Mudur ?
Personel özlük dosyası tutmak, işvereni hukuk karşısında koruyan en önemli etmenlerin başında gelir. Personel özlük dosyaları , her personelin sicilini kayıt altına almanıza olanak sağlayan klasörlerden oluşur. Personel özlük dosyaları , işverenin çalıştırdığı işçi hakkında bilgi sahibi olmasına olanak sağlarken, devlet de kanunlarla bunu zorunlu kılmıştır.
4857 Sayılı İş Kanunu‘nun 75.Maddesi‘nde çalıştırılan her personelinin özlük dosyalarının tutulması, saklanması ve istenmesi hâlinde ibraz edilmesinin zorunlu olduğu belirtilmiştir.
Personel özlük dosyaları, genelde İnsan Kaynakları Departmanı tarafından tutulur ve muhafaza edilir. Bu belge ve evraklar 10 yıl saklanmak zorundadır.
Personel Özlük Dosyası Tutmayanlara Uygulanan Ceza
Aynı kanunda belirtildiği üzere, inceleme esnasında personellerin özlük dosyalarını denetmene ibraz edemeyen işverenlere 2020 yılı için 2.809,00 TL tutarında para cezası uygulanır.
Personel Özlük Dosyalarında Bulunması Gereken Evraklar
4857 Sayılı İş Kanunu‘na göre; bir personelin özlük klasöründe bulunması gereken evrakların listesi şu şekildedir;
- Periyodik İşe Giriş Sağlık Formu
- İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitim Katılım Formu
- Nüfus Cuzdanı Fotokopisi
- 7 Adet Vesikalık Fotoğraf
- Adli Sicil Kaydı
- Askerlik Durum Belgesi
- Öğrenci Belgesi
- İkametgah Kaydını Gösterir Belge
- Nüfus Kayıt Örneği
- Kişisel Verilerin Kullanımı Hakkında Muvafakatname
İşe girişte yukarıdaki evraklar tamamlandıktan sonra, işe girişin yapılmasını takiben “Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi” personel özlük dosyasının içine eklenmelidir.
İşçinin çalıştığı süre boyunca kullandığı yıllık izinlerin cetveli, ücret hesap pusulaları, hizmet sözleşmesi, çalışma belgesi de dosyaya eklenmelidir.
İşçi istifa ettiyse; istifa yazısı, ibranamesi ve imzalı “Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi” de dosyaya eklenmelidir.
Personel Özlük Dosyalarının Diğer Kullanım Alanları
Personel özlük dosyaları, öte yandan Veri Sorumluları tarafından VERBİS olarak anılan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi‘ne kayıt edilebilir. Bunun için yukarıda belirtilen Kişisel Verilerin Kullanımı Hakkında Muvafakatname‘nin mutlak suretle personele imzalatılmış olması önemlidir. Nitekim VERBİS sistemine kişisel veriler de kayıt edilebilmektedir ve personelin rızası dışında böyle bir faaliyette bulunmak hukuki sorumluluğa yol açabilir.
Okumak İsterseniz: Makine Öğrenmesi ve Finans
Anahtar Kelimeler : Personel, Personel Özlük Dosyası, Özlük Dosyası Zorunluluğu, Personel Özlük Kanunu, Özlük Tutmama Cezası
